TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Oulun Hevosklinikka Oy
Y-tunnus 2770286-2
Äimärautiontie 5
90400 Oulu
Yhteyshenkilö
Ritva Kaikkonen
Oulun Hevosklinikka Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella. Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään potilasrekisterin ylläpitoon, asiakasyhteydenpitoon, palveluista tiedottamiseen, laskutukseen ja viestintään.
Rekisterin tietosisältö
Omistajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tarvittaessa henkilötunnus.
Tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista.
Merkintä asiakkaan suoramarkkinoinnin/tiedottamisen hyväksymisestä/kieltämisestä.
Rekisteriin kerätään tietoa asiakkaan eläimistä ja niiden käyntihistoriasta terveyden ja sairauksien hoitoa varten.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin tallennetaan ne tiedot jotka asiakas ilmoittaa itse asiakkuuden alkaessa, toisinaan tiedot ilmoittaa myös hevosen tuoja (tallinpitäjä, valmentaja tai muu omistajan edustaja). Asiakasrekisteriin tallennetaan lisäksi eläintä koskevat tiedot.
Tietojen vastaanottajat (organisaatiot, jotka käsittelevät henkilötietoja; esim. FNS Oy)
Rekisterinpitäjä ei tee tietojen luovutuksia ulkopuolelle alihankkijoitaan (potilastietojärjestelmän ylläpitäjä FNS Oy, Tilitoimisto Castren Oy, alihankkijalaboratoriot mm. Movet Oy, Idexx Oy, Helsingin Yliopiston mikrobiologian laboratorio, Biovet Oy, Biositehisto Oy, EVIRA) lukuunottamatta. Erikseen rekisteröidyn kanssa sovittaessa lähetetään tietoja myös muille hoitaville eläinlääkäreille.
Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle, jos asiakkaalla ja vakuutusyhtiöllä on sopimus keskenään ja asiakas hakee vakuutustapahtuman yhteydessä suorakorvauspalvelun kautta korvausta vakuutusyhtiöltä. Tarvittaessa tietoja luovutetaan asiakkaan suostumuksella luotonantajalle. Perintätilanteissa asiakastietoja luovutetaan myös perintätoimistolle (Lowell).
Tietoja voidaan asiakkaan erillisellä suostumuksella antaa tutkimuskäyttöön.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena salatun tietoliikenneyhteyden kautta salasanoin ja palomuurein suojattuina. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvat henkilöt ja alihankkijat. Rekisteriä ylläpitää teknisesti Finnish Net Solutions Oy. Tietoliikenneyhteyksiä ylläpitää KupariData Oy.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia varten. Asiakkaan tulee tehdä kielto asiakkaaksi liittyessään. Kiellon voi tehdä myös myöhemmin kirjallisesti osoitteeseen info@ohkl.fi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja voi pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus/velvollisuus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, pykälä 10) määritellyn 10 vuoden ajan. Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa, helpoiten tämä onnistuu ottamalla yhteys Oulun Hevosklinikalle. Tällöin rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojen siirtämistä esim. toiselle hevosklinikalle.
Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Säilytysaikaan vaikuttaa myös laki eläinlääkintähuollosta sekä kirjanpidosta.
Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät Oulun Hevosklinikka Oy:n työtekijät. Asiakasrekisteriin on pääsy myös Provet potilasohjelman ylläpitäjä FNS Oy:llä, jolloin henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsitellään vakuutusyhtiöiden korvauspäätösten yhteydessä sekä rahoitus päätösten kohdalla.